Nasazování podnikových IS ve stávající podobě, kteru nejčastěji symbolizují aplikace označované jako ERP (Enterprise Resource Planning) začalo v ČR i ve světě na počátku 90. let min. st. – vše souvisí tzv. informační revolucí.
IS kategorie ERP je účinný nástroj, který je schopen pokrýt plánování a řízení hlavních interních podnikových procesů, a to na všech úrovních řízení, od operativní po strategickou. Představují většinou jádro aplikační části IS a pokrývají mnoho jejich funkcí a klíčových procesů
Klíčovými interními procesy je míněna:
• výroba
• logistika
• personalistika
• ekonomika.
Hlavním smyslem těchto systémů je integrovat dílčí podnikové funkce na úrovni celého podniku, tedy integrovat různé v podniku užívané aplikace pokrývající informační potřeby jednotlivých odborů a oddělení do jediné aplikace pracující nad společnou datovou základnou a snížit tak riziko nekonzistence, neefektivnosti zpracování a vzniku možných chyb v podnikových datech.
Data jsou do ERP aplikace vkládána pouze jednou a každý jejich uživatel má přístup pouze k datům, se kterými potřebuje a smí pracovat.
Mezi nejdůležitější vlastnosti ERP systému patří:
• automatizace a integrace podnikových procesů
• sdílení dat, postupů a jejich standardizace ¨v celém podniku
• tvorba a zpřístupnění informací v celém podniku
• schopnost zpracovávat historická data
• komplexní přístup k řešení ERP
ERP systémy jsou z hlediska nutnosti integrace dalších podnikových procesů rozvinuty do podoby, která se označuje ERP II (ERP druhé generace). ERP II zahrnují aplikace SCM, CRM a BI.
Základní komponenty ERP
ERP systémy pracují převážně na transakčním principu a sdílejí data ve společných databázích nebo ke sdílení využívají vzájemného předávání datových vstupů a výstupů mezi jednotlivými moduly, V důsledku to znamená, že transakce z jednoho modulu může automaticky vyvolat transakci v jiném modulu, transakce jsou vzájemně kontrolovatelné a existuje možnost ověřovat fungování jednotlivých modelů a dohledat příčinu stavu dat v datové základně.
ERP systémy tedy umožňují sdílení dat a postupů a jejich standardizaci v celém podniku, tvorbu a zpřístupnění dat v reálném čase, stejně jako zpracování historických dat.
Charakteristickým rysem je jejich modularita, která je nezbytná z hlediska výběru aplikačních modulů. Ne všechny instituce či firmy mají stejné informační potřeby, mohou si tedy vybrat je ty aplikační moduly, které skutečně potřebují.
Základními komponentami ERP jsou:
• aplikační moduly
• moduly správy celé aplikace
• systémové moduly (operační systémy, moduly ošetřující rozhraní databázových systémů)
Aplikačních moduly (příklady)
• ekonomika
o účetnictví – hlavní kniha, pohledávky, závazky
o řízení majetku
• výroba
o plánování výroby
o dílenské nářadí
o řízení výroby
• obchod
o nákup
o prodej
o skladové hospodářství (řízení zásob)
• marketing
• lidské zdroje (personalistika)
• řízení projektů
Moduly správy ERP aplikace
ERP systémy slouží vysokému počtu uživatelů. Z toho důvodu je součástí aplikace ERP modul, označovaný jako správa aplikace, obsahující řadu funkcí evidujících a podporujících samotný provoz aplikace. Součástí tohoto modulu jsou rovněž funkce zajišťující řízení přístupů k potřebným funkcím a datovým zdrojům systému.
Moduly přizpůsobování
Dodavatelé ERP systému nabízejí také úpravy softwaru podle potřeb zákazníka.
Systémové moduly
Značnou část systémových modulů zajišťujících správný chod ERP systémů tvoří moduly zvoleného operačního systému, pod kterým ERP systém funguje. Další části systémových modulů jsou pak moduly zajišťující v ERP operace s daty. Tyto moduly zabezpečují:
• zobrazení dat
• aktualizaci dat
• výpočty nad daty
• prezentaci vazeb mezi daty
• výběry dat dle výběrových kritérií
ERP však obsahují další moduly , které mají provozní nebo podpůrný charakter:
• moduly pro přizpůsobení software – k úpravám podle potřeb daného podniku
• moduly vlastního vývojového prostředí (programovacích prostředků nebo jazyků)
• moduly integrační – usnadňující tvorbu rozhraní s dalšími typy aplikací a technologií
• moduly implementační – podporující nasazení ERP v daném firemním prostředí
• technologické a správní moduly – moduly pro nastavení provozních pravidel, pro nastavení přístupových práv uživatelů…
• moduly dokumentační – online dokumentace k aplikačním modulům a funkcím
Při výběru konkrétního ERP systému je třeba zvážit:
• stabilitu dodavatele, reference, cenu
• rozsah a kvalitu poskytovaných funkcí
• vzájemnou provázanost modulů
• celkovou architekturu systému
• orientaci na konkrétní operační systémy
• orientaci na konkrétní databáze
• kvalitu dokumentace
• míru podpory standardů a norem
Typy ERP systémů
V současnosti lze rozlišit zhruba 3 typy ERP systémů:
1. Komplexní ERP systémy (např. mySAP Business Suite, Karat, K2, LCS Helios IQ)
2. Problémově orientované ERP systémy (např. VEMA, FEIS)
3. ERP systémy pro střední a malé podniky a organizace (např. LCS Hélios IQ, Microsoft Navision, Vision32)
Komplexní systémy – nabízejí základní aplikační moduly schopné řídit ekonomiku, výrobu, logistiku, personalistiku. K nim však nabízejí podle specifických přání zákazníka další moduly, které funkcionalitu celého řešení značně rozšíří a vytvářejí unikátní systém, pokrývající specifika výrobních či obchodních aktivit daného podniku nebo instituce. Tyto systémy jsou v současnosti velmi vyhledávané.
Problémově orientované ERP systémy – liší se od komplexních ERP systémů detailní funkcionalitou a schopností dodavatele zajistit kvalitní implementační tým v daném oboru. Tyto systémy jsou většinou nabízeny dodavateli, kteří se dlouhodobě věnují dodávkám IS v úzkém oboru (např. zdravotnictví, zemědělství, automobilový průmysl)
ERP systémy pro střední a malé podniky a organizace – nabízejí za přijatelnou cenu standardní ERP řešení s omezeným počtem aplikačních modulů a jejich funkcionalitou. Jejich funkce a počet nabízených modulů stále roste
Charakteristika ERP II
Jestliže o vznik integrovaného r¨řešení ERP se nejvíce „zasloužila“ existence relační databáze, která integrovala podnik do jednotného prostředí on-line dostupných dat, pak internet má hlavní podíl na vnější integraci podniku a to ve dvou základních rovinách:
• Ve vzniku elektronického obchodování (e-business a e-comerce)
• Ve funkčním rozšížení ERP prostřednictvím integrace podniku a jeho IS s okolím směrem k zákazníkům, dodavatelům a partnerům v podobě rozšířeného ERP II (někdy se setkáváme s pojmem extended ERP)
ERP druhé generace zahrnují funkce a technologie dalších typů aplikací, tzn. ERP se rozšířily o:
• SCM (Supply Chain Management) – řízení dodavatelského řetězce, umožňující pružnou změnu logistických procesů. Tyto aplikace využívají poznatků z teorie grafů a současnné možnosti sdílení informací a zdrojů
• CRM (Customer Relationship Management) – řízení vztahů se zákazníkem
• BI (Business Inteligence) – manažerský informační systém
Řízení vztahů se zákazníkem – CRM
IS se dnes zaměřují na podporu podniku prodat svoje výrobky či služby. Podniky se pomocí IS snaží být v trvalejším kontaktu se zákazníkem a využívají různé formy, např.
• Zasílání různých publikací poštou na zákazníkovu adresu
• Zasílání elektronické pošty
• Diskuse a konference na webu
• Call centra umožňující aktuální řešení potřeb zákazníků formou vhodné informace
Definice CRM
CRM je komplex technologií (aplikačního a základního software, technických prostředků), podnikových procesů a personálních zdrojů určených pro řízení a průběžné zajišťování vztahu se zákazníky podniků, a to v oblastech podpory obchodních činností, zejména prodeje, marketingu a podpory zákazníka i zákaznických služeb.
Aplikace kategorie BI
Definice:
BI představuje sadu konceptů a metod určených pro zkvalitnění rozhodovacích procesů firmy
BI je výraz pro procesy, znalosti, aplikace, platformy, nástroje, technologie, které podporují porozumění datům, jejich vztahům a trendům
BI poskytuje podnikům prostředky pro sběr a analýzu dat, které usnadňují reporting, dotazování a ostatní analytické činnosti
Obecně je základním cílem BI eliminace nedostatků transakčních IS a vytvoření lepších předpokladů pro zkvalitnění řízení firmy
Přínosy aplikací BI
Softwarové produkty BI při svém nasazení poskytují svým uživatelům:
• Aktuální informace – o stavu dodavatelů, odběratelů, prodejů, skladů, o rozpracovanosti ve výrobě apod., bez čekání na zpracování příslušných periodických uzávěrek v transakčních systémech
• Nezávislost – protože odstraňují nutnost zjišťovat informace přes více úrovní řízení, kde může docházet k nežádoucímu šumu a kde může být zpracování zbytečně slouhé a případně lze čerpat z více datových zdrojů
• Pružnost – při dotazování na informace, které nelze specifikovat předem, příp. by bylo málo efektivní
Datový pohled na podnikové informační systémy
Datové sjednocení různých aplikací IS prostřednictvím společné databáze představuje jeden z principiálních fenoménů úspěšnosti a rozvoje podnikových IS nasazovaných od 90. let. Kdykoliv a odkudkoli přístupná data uložená ve společné databázi představovala technologickou změnu a nahradila souborově orientované zpracování dat.
Hlavní data používaná v podnikových IS
Připravenost, správnost a úplnost dat a způsob jejich přenosu do SW aplikace IS významně ovlivňuje kvalitu implementace a také následné efektivní využívání IS.
Úspěch zavádění IS podniku závisí na:
• Nákupu HW a SW
• Vhodně nastavených podnikových procesech
• Proškolení a celková připravenost uživatelů
• Data
5 základních skupin dat používaných v IS podniku (konkrétně ERP)
1. číselníky – používané pro identifikace, položek, pracovišť, skladových míst, nákladových středisek, kont, referentů, dodavatelů, zákazníků apod.
2. kmenová data – obsahující zejména údaje o:
• výrobku
• způsobu realizace výrobku
• výrobní základně
• dodavačích materiálu
• zákaznících
3. zakázková data – údaje o zakázce pro konkrétního zákazníka s vazbou na požadované termíny, množství, strukturu a provedení výrobku
4. archivní data – údaje k již realizovaným a uzavřeným zakázkám
5. parametry – obsahují hodnoty pro nastavení optimálního fungování systému ERP a jeho jednotlivých modulů v konkrétních podmínkách
Z hlediska implementace a užívání podnikového IS je důležité i členění dat, resp. databází na:
• provozní – databáze používané pro řízení reálného podniku
• školící – pro školení budoucích i stávající U
• testovací – databáze sloužící k ověřování customizace nastavení, doprogramování, a to před jejich promítnutím do ostré provozní databáze
Portály
S narůstající složitostí různých aplikací, s rostoucím množstvím jednotlivých aplikací i dostupných dat vznikají řešení označována jako portály. Prostřednictvím portálů jsou na jednom místě dostupné informace z různých informačních zdrojů.
Pojem portál je relativně mladý, zhruba rok 1999.
Portály využívají poskytovatelé internetových a komunikačních služeb, browsery, vyhledávací stroje a online služby, obchodní domy, softwaroví výrobci a aukční domy.
Data pro podnikové analýzy
V rámci aplikace BI jsou v rozsáhlé míře využívány techniky datových skladů (data warehouse) a dolování dat (data mining). Ty pro práci s daty umožňují z pohledu uživatelů pokládání různých ac hoc předem nespecifikovaných dotazů, formulovaných dle aktuální potřeby.
Enterprise Content Management - ECM
Vedle strukturovaných dat v relačních databázích, které obsahují data z účetnictví, logistiky a výrobních procesů a se kterými pracují transakční systémy typu ERP a následně analytické systémy typu BI, se v posledních době v podnicích prosazují aplikace označované jako ECM (Enterprise Content Management)
ECM představují řešení pro zpracování nejen strukturovaného , ale i nestrukturovaného obsahu, jako jsou např. e-maily, obsah podnikového webu, směrnice, podnikové znalosti apod.
ECM se stávají nedílnou součástí podnikových IS. Smyslem zavádění ECM je zejména sdílení informací, což spolu nese potřebu konvertovat dokument do více formátů tak, aby si jej mohlo prohlížet co nejvíce uživatelů. Nedílnou součástí musí být podpora fulltextového vyhledávání. V poslední době narůstá dále potřeba umožnit správu informací dokumentu v menších celcích než je celý dokument, aby ho mohlo zpracovat současně více uživatelů. Řešením jsou tzv. složené nebo kompozitní dokumenty.
Dalším trendem poslední doby jsou techniky, které umožňují zpracovávat informace užívané na webu jako blogy nebo wiki.
Web 2.0 a Enterprise 2.0
Dopad webu 2.0 do podnikových IS někteří autoři označují jako Enterprise 2.0. – jedná se především o urychlení některých podnikových rozhodovacích procesů, které mohou být díky sdílení informací prostřednictvím blogů a wiki rychleji vyřešeny.
Competitive Inteligence –CI
V případě podnikových IS je důležité neomezovat se pouze na podnikový svět interních a archivních informací nebo informací volně dostupných na webu.
Je nutné využívat v podnicích externí informační zdroje, z nichž je patrné např.:
Jak vypadá a kam se vyvíjí trh, jak se vyvíjí a kam směřuje konkurence podniku nebo jak je podnik hodnocen okolím apod.
Tímto se v podnicích zabývá CI.
CI je definováno jako: Cílevědomý a etický postup pro získávání, analyzování a řízení externích informací, které mohou mít vliv na plánování, rozhodování a fungování podniku (zdroj. www.scip.org)
CI získává a analyzuje z lidských a publikovaných zdrojů informace o trendech trhu a vývoji odvětví, které umožňují pokročilou identifikaci rizik a příležitostí
Zavádění IS do podniku
Etapa I – Rozhodnutí pro změnu podnikového IS a vytvoření týmu
1. krok – Rozhodnutí pro změnu podnikového IS
Záměr zavedení ERP musí vycházet z jasného záměru (a rozhodnutí vedení podniku), který je v souladu s tzv. business strategií
V rámci této etapy mohou být aplikovány obecné techniky typu SWOT analýzy. Pozornost se upře na řešení klíčového „core“ problému v podniku, který je řešitelný pomocí IS/IT resp. ERP
2. krok – Vytvoření řešitelského týmu
Velmi důležité pro průběh projektu je personální zajištění. Řešitelský tým řídí vedoucí týmu – vedoucí projektu – ten koordinuje znalosti a dovednosti pracovníků, kteří se podílejí na projektových pracích, stanovuje postup řešení, zohledňuje priority jednotlivých úkolů a potřebných zdrojů. Je dále zodpovědný za dodržování základních termínů a limitů v rámci rozpočtu a současně dohlíží nad průběžným zpracováním dokumentace. Jeho role je natolik důležitá, že se hovoří často o tzv. vedení (leadership) projektu.
Role sekretáře (administrátora) projektu
• koordinace, zajišťování a kontrola přítomnosti poradců, sledování a příprava zpráv pro vedení podniku o výkonech a nákladech projektu
• dokumentování průběh projektu, zápisy z jednotlivých jednání v průběhu hodnotících dní projektu
Členové týmu - je potřeba je oficiálně jmenovat a uskutečnit oficiální zahájení tzv. kick-off.
V týmu by měli být zástupci všech oblastí podniku, tzv. budoucí klíčoví uživatelé, kteří dobře znají své oblasti.
První etapa tedy zahrnuje zmapování potřeb podniku, stanovení vhodných výběrových kritérií dle finančních možností.
Etapa II – Výběr vhodného řešení
3. krok – Výběr vhodného ERP a jeho dodavatele
Poptávkový dokument
Při výběru a dotazování dodavatelských firem je podnikem zaslán tzv. poptávkový dokument.
4. krok – Uzavření smlouvy na zavedení ERP systému
Obecně je doporučena koncepce rámcové smlouvy o dílo, která upravuje pouze obecné principy a otázky systémové integrace, resp. projektu. Tento typ smlouvy je v dostatečné míře upraven obchodním zákoníkem.
Etapa II tedy končí výběrem konkrétního ERP a uzavřením smluv
Etapa III – Vlastní implementace vybraného ERP
5. krok – Etapa vlastní implementace
Etapa IV – Provoz a údržba vybraného ERP
V průběhu 90 let byly pro efektivní řízení návrhu, implementace a zejména provozu IT aplikací vyvinuty vhodné firemní metodiky. Dvě hlavní jsou v současné době veřejné dostupné, jsou de facto v zahraničí standardy a promítají se do norem ČSN
Jedná se o metodiky:
• ITIL (IT Infrastructure Library)
• COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology)
ITIL
Dokumenty ITil – knihovna infrastruktury IT, jsou soubory best practises pro řízení IT služeb. Tyto postupy popisují, co se má udělat.
ITIL byl vyvíjen od 80. let minulého století , obsahuje jeden z nejucelenějších referenčních modelů řízení podnikové informatiky. Skládá se z modelů procesů, ke kterým jsou v některých případech připojeny metriky jejich efektivnosti.
Poskytuje rámec pro správu služeb IT a je to de facto mezinárodně akceptovaný standard pro řízení IT služeb. Hlavním motem ITIL je, že služby IT existují jedině za účelem podpory businessu a jeho účinného a efektivního provozování. ITIL se snaží o vzájemné sladění IT a businessu a o poskytování služeb, které business potřebuje
COBIT
COBIT obsahuje komplexní systém cílů a metrik podnikové informatiky, který reprezentuje ucelený pohled na řízení podnikové informatiky, je dobře použitelný pro provádění auditů. Jeho výhodou je velmi jednoduchá, rychle pochopitelná schematičnost. Další výhodou je existence systému měkkých metrik, které jsou používány pro zhodnocení úrovní znalostí jednotlivých procesů.
COBIT se snaží přinášet odpovědi na požadavky podniků a současně být nezávislý na technologických platformách v podniku použitých
COBIT je tedy všeobecně přijímaný rámec pro zavedení a provoz IT Governance neboli pro „vládu“ nad IT ve firmách
Náklady spojené se zavedením IS
Obecně se cena IS skládá z jednorázových nákladů, které jsou spojeny s pořízením IS a dále z nákladů potřebných na jeho provozování:
a) jednorázové náklady:
• nákup HW
• nákup SW – obvykle licencí
• datové naplnění systému a tvorba datových rozhraní na existující řešení v podniku
• úptrava obrazovek a sestav, tvorba a tisk nových formulářů
• doprogramování speciálních úloh
• úravy podnikovýh procesů
• školení
b) provozní náklady
• servisní poplatky za HW (asi 10% ročně z nákupní ceny)
• servisní poplatky za SW (asi 10% ročně z nákupní ceny)
• poradenská činnost
• zabezpečení provozu vlastního IT oddělení
Literatura:
BASl, J. Podnikové informační systémy:podnik v informační společnosti. 2. doplň. vyd. Praha: Grada, 2007. 283 s. ISBN 978-80247-2279-5.
TVRDÍKOVÁ, M. Aplikace moderních informačních technologií v řízení firmy:nástroje ke zvyšování kvylity informačních systémů. 1. vyd. Praha: Grada, 2008. 172 s. ISBN 978-80-247-2728-8.
